Congresos, conciertos, entregas de premios, ruedas de prensa, citas deportivas… sea cual sea el tipo de evento a organizar, todos persiguen el mismo objetivo: ser visibles, tener repercusión y, en definitiva, ser un éxito. En alcanzar esas metas juegan un importante papel los elementos gráficos; no obstante, entre el surgimiento de la idea hasta la materialización definitiva del evento hay todo un proceso que hace que la adecuación de toda la gráfica sea óptima. En Plotea2 te contamos cuáles son esos pasos que se van dando para que todo esto funcione al 100%.
Pre-evento: diseño, planificación y producción
Cuando el cliente se pone en contacto la empresa que se encargará de la producción del material gráfico para su evento, como es el caso de Plotea2, lo primero de todo es escucharlo. Algunos clientes tendrán su propuesta más desarrollada que otros, más dudas o menos, pero lo esencial en todos los casos es recibir la máxima cantidad de información para poder estudiar a fondo el proyecto. Solo conociendo bien las necesidades del futuro evento podremos responder adecuadamente a él en el apartado gráfico. Estas necesidades suelen ser fundamentalmente de comunicación, pero también de organización del espacio y señalética, y todas han de ser tenidas en cuenta desde el principio. Por este motivo también suele ser necesario visitar el emplazamiento del acontecimiento, sobre todo en los proyectos más complejos, para poder valorarlo bien, incluyendo la toma de medidas o la detección de obstáculos.
Una vez que se tienen todos los datos necesarios sobre el evento podremos asesorar, hacer recomendaciones y sugerencias, proponer nuevas ideas o crear soluciones innovadoras a los problemas planteados. Aquí la experiencia en el sector es esencial para poder ayudar al máximo al cliente. Una vez que se hayan concretado todos los detalles es el momento de pasar a la planificación, que debe integrarse con la del propio evento. En el calendario de producción deben contemplarse todos los tiempos y tareas necesarias para producir, transportar e instalar los soportes gráficos cumpliendo todos los plazos.
Y tras todo esto… ¡llegó el momento de crear! En la producción de los elementos gráficos hay que elegir las técnicas de impresión y los materiales, hacer pruebas y solventar las posibles incidencias. La variedad de soportes gráficos que se generan en esta etapa es enorme: estructuras como stands, mostradores, truss, expositores, pop ups o photocalls, soportes publicitarios como displays, carteles, flying banners, banderolas, lonas o roll ups, decorados y elementos escenográficos… cada evento es un mundo y por eso en Plotea2 ofrecemos todo tipo de posibilidades.
¡Llegó el gran día del evento!
Los momentos previos al evento siempre son los más delicados: el cliente quiere que todo salga a la perfección y la empresa encargada de todo el material gráfico también es responsable de ello. Lo primero es trasladar los elementos asegurándose de que no se produzcan desperfectos, para que luego el equipo de instaladores monte todo con la máxima eficacia, seguridad y con los mejores resultados. También es importante tener gran capacidad de reacción a los imprevistos, ya que a veces hay cambios de última hora que han de ser solventados lo mejor y más rápidamente posible. Por último es necesario mantener el contacto con el cliente, durante y también después del evento, para garantizar siempre su máxima satisfacción y que cuente con nosotros para próximos proyectos.
Como ves, implantar la gráfica de un evento es un proceso complejo con muchas fases. Lo importante para que todo salga a la perfección es contar con un equipo con experiencia, altamente profesional y capaz de acompañar al cliente en todo el proceso. Recuerda que si tienes la producción de un evento entre manos en Plotea2 podemos ayudarte.
